Şirket kuruluşunda faaliyet konusunu tanımlamak, yalnızca sözleşmeye yazılacak bir cümle seçmek değildir. Bu tanım; işletmenin gerçekte ne yaptığı, müşteriye ne sunduğu ve ilgili kayıtların nasıl tutulacağıyla uyumlu olmalıdır. Çok genel veya gerçeği yansıtmayan ifadeler, daha sonra sicil, vergi, fatura veya sözleşme süreçlerinde açıklama ihtiyacı doğurabilir.
Gerçek hizmeti maddeler halinde yazın
Kurucular önce günlük iş modelini sade ifadelerle açıklamalıdır: hangi ürün satılacak, hangi hizmet sunulacak, teslimat nasıl yapılacak, gelir hangi işlem karşılığında elde edilecek? Ana faaliyet yanında düzenli olarak yürütülmesi planlanan ek faaliyetler de not edilmelidir. Henüz yapılması planlanmayan iş alanlarını sırf “ileride lazım olur” düşüncesiyle sınırsız şekilde eklemek yerine, faaliyetin makul kapsamını belirlemek daha anlaşılır bir dosya oluşturur.
İnternetten satış yapan bir işletmenin işleyişi, danışmanlık veren bir işletmeden farklı olabilir. Mal alım-satımı, hizmet ifası, aracılık veya abonelik gelirleri farklı belge ve kayıt akışlarına yol açabilir. Bir işletme aynı anda birkaç faaliyet yürütüyorsa her birinin vergisel niteliğini ve belge düzenini mali müşavirle gözden geçirmelidir.
Sicil kaydı ve vergi faaliyet kodları
Şirket kuruluşunda MERSİS ve ticaret sicili adımları gündeme gelebilir; vergi kaydındaki faaliyet kodu ise mükellefin fiili faaliyetiyle uyumlu olmalıdır. Kod seçimini yalnızca benzer görünen bir örneğe bakarak yapmak doğru olmayabilir. Yetkili kurumların güncel sınıflandırmaları ve başvuru ekranları kontrol edilmeli, belirsiz hallerde ilgili sicil veya vergi dairesinden bilgi alınmalıdır.
Faaliyet değişirse veya yeni bir iş kolu eklenecekse, bildirim gerekip gerekmediği ve hangi mercilere başvurulacağı somut duruma göre değerlendirilmelidir. GİB, mükelleflerin işe başlama ve bazı değişiklik bildirimlerine ilişkin açıklamaları resmi sayfasında yayımlar. Mevzuat ve uygulama güncellendiğinden eski içeriklerdeki kodları veya süreleri otomatik olarak kullanmayın.
Kuruluş dosyasında tutarlılık
Faaliyet tanımını şirket sözleşmesi, banka başvurusu, müşteri sözleşmeleri, e-ticaret mağazası ve fatura açıklamalarıyla karşılaştırın. Bütün belgelerde aynı işi farklı biçimde anlatmak, iş ortaklarının veya kurumların ek soru sormasına yol açabilir. Tanım, hem gerçek hizmeti anlaşılır kılmalı hem de işletmenin planlanan kapsamını karşılamalıdır.
Ankara genelinde faaliyet gösterecek girişimciler, iş modelini kuruluştan önce mali müşavirle inceleyerek belge ve kayıt akışını erken kurabilir. BRC Mali Müşavirlik’e 0 544 956 76 26 numarasından ulaşabilir veya iletişim formunu kullanabilirsiniz.