Bir ödeme işletme kartıyla yapılmış olsa bile tek başına ticari gider niteliğini kanıtlamaz. Harcamanın işletme faaliyetiyle bağlantısı, dayanak belgesi, işlem amacı ve onay süreci birlikte değerlendirilmelidir. Bu ayrım; ortak, yönetici ve çalışan harcamalarının cari hesapta karışmasını, giderlerin yanlış sınıflandırılmasını ve dönem sonu açıklama ihtiyacının büyümesini önlemeye yardımcı olur.
Her harcama için kısa bir kayıt
İşlem tarihini, tutarı, satıcıyı ve harcamanın hangi faaliyet veya proje için yapıldığını kaydedin. Fatura ya da fişi ödeme hareketiyle ilişkilendirin; belge üzerindeki alıcı ve işlem bilgilerini kontrol edin. Seyahat, toplantı veya saha faaliyeti gibi birden fazla kalem içeren durumlarda toplam tutarın içeriğini mümkün olduğu ölçüde ayırın. Kişisel amaçla yapılan harcamayı şirket gideri gibi kaydetmeyin; yanlışlıkla şirket kartı kullanıldıysa iade veya cari hesap düzeltme sürecini belgeleyin.
Ön onay sınırları, masraf bildirim süresi ve belge teslim yöntemi yazılı bir iç prosedürde belirlenebilir. Kimlerin harcama yapabileceği, hangi yöneticinin onay vereceği ve eksik belge halinde ne yapılacağı belli olmalıdır. Bu kurallar işletmenin ölçeğine uygun ve uygulanabilir tutulmalı; her çalışan gereksiz kişisel veri paylaşmaya zorlanmamalıdır. Kayıtların erişimini görev gereği olan kişilerle sınırlayın.
Ay sonu incelemesi
Banka ve kart ekstrelerini muhasebe fişleriyle karşılaştırın. Açıklaması eksik, mükerrer görünen veya kişisel kullanım ihtimali taşıyan hareketleri sorumlu kişiye yöneltin; dayanak ve düzeltme kararını kayıt altına alın. Giderin vergisel niteliği faaliyete ve mevzuata göre değişebileceğinden genel bir internet yazısını kesin uygulama kuralı saymayın. Güncel resmi bilgi için Gelir İdaresi Başkanlığı duyurularını izleyin ve işlem özelinde mali müşavirinize danışın.
Ankara genelindeki muhasebe ve kayıt düzeniniz için BRC Mali Müşavirlik’e ulaşabilirsiniz. Hizmetlerimizi görün veya SMMM Rauf Cenk Alat’ı 0 544 956 76 26 numarasından arayın.