Yeni çalışan sürecinde sözleşme ve özlük evrakı kadar, görev tanımı, ekipman teslimi, sistem erişimi ve gerekli bildirimlerin zamanında tamamlanması da önemlidir. Bu adımlar farklı kişilerde kaldığında evrak eksikliği ya da gereğinden geniş dijital erişim oluşabilir. Basit bir sorumlu listesi, insan kaynakları ile bordro ve bilgi işlem ekiplerinin aynı takvimi izlemesine yardımcı olur.
İşe başlamadan önce sorumluları belirleyin
İşe başlama tarihi, pozisyon, bağlı birim ve çalışma yeri bilgilerini yetkili kaynaktan doğrulayın. Hangi belgelerin kim tarafından alınacağını, hangi kayıtların kontrol edileceğini ve hangi sistem erişimlerinin gerekli olduğunu belirleyin. Kimlik ve iletişim gibi kişisel verileri yalnızca mevzuat veya iş süreci için gereken kapsamda toplayın; belgeleri herkese açık ortak klasörlerde tutmayın. Eksik belge varsa sorumlu kişiyi ve tamamlanma tarihini kayıt altına alın.
İşe giriş bildirimlerinin süre ve yöntemleri güncel mevzuata ve çalışmanın niteliğine bağlıdır. Sabit bir internet listesine dayanarak süre hesabı yapmayın; güncel resmi duyuru ve uygulama kılavuzlarını inceleyin. İşveren işlemleri için SGK işveren uygulamalarını ve SGK duyurularını kullanın. İş ilişkisinin koşullarını gerektiren hallerde yetkili uzman görüşü alın.
İlk gün ve sonrasındaki teyit
Çalışana ekipman teslimi, işyeri kuralları, sorumlu yöneticisi ve gerekli dijital erişimler hakkında bilgi verin. Erişimi görev için gereken sistem ve klasörlerle sınırlı tutun. Bordro ekibine aktarılacak ücret ve çalışma bilgilerini yetkili onayla paylaşın; diğer çalışanlarla gereksiz biçimde dolaşıma sokmayın. İlk hafta sonunda bekleyen evrakı, tamamlanan bildirimleri ve yanlış açılmış erişimleri gözden geçirin.
Çalışan verilerinin korunmasına yönelik uygulamayı Kişisel Verileri Koruma Kurumu kaynaklarından inceleyin. BRC Mali Müşavirlik, Ankara genelinde işverenlerin bordro ve muhasebe süreçlerine destek olur. Hizmetlerimize bakın veya 0 544 956 76 26 numarasından ulaşın.