Tedarikçi ödemeleri e-posta, muhasebe programı ve banka ekranlarında ayrı ayrı takip edildiğinde vade veya onay bilgisi gözden kaçabilir. Tek bir ödeme kontrol listesi, hangi faturanın beklediğini, hangi kişinin onay verdiğini ve bankaya hangi tutarın iletildiğini görünür kılar. Bu liste, işletmenin nakit planına da daha güvenilir bilgi sağlar.
Ödeme öncesi doğrulama
Her talep için tedarikçi unvanını, fatura numarasını, tutarı, para birimini, vadeyi ve dayanak belgeyi kaydedin. Teslim veya hizmet kabulünün doğrulanıp doğrulanmadığını ilgili birimden teyit edin. Avans, kısmi ödeme, mahsup, iade ya da fiyat farkı varsa faturayla ilişkisini açıklayın. Banka hesap bilgilerinde değişiklik talebi geldiğinde bunu yalnızca mesajdaki yeni bilgiye dayanarak uygulamayın; önceden kayıtlı ve doğrulanmış bir iletişim kanalıyla tedarikçiden teyit alın.
Ödeme talebini hazırlayan ve onaylayan kişileri mümkün olduğunca ayırın. Bankaya gönderilen toplu ödeme dosyası veya manuel işlem için ikinci kontrol yöntemi belirleyin. Tamamlanan ödemeyi banka dekontu, muhasebe fişi ve fatura referansıyla eşleştirin. Bekleyen ya da reddedilen işlemleri de açık işler listesinde tutarak aynı talebin tekrar gönderilmesini önleyin.
Nakit planına aktarım
Yaklaşan vadeleri haftalık veya işletmenin çalışma düzenine uygun sıklıkta gözden geçirin. Kesinleşmemiş tutarları gerçekleşmiş ödeme gibi göstermeyin; onay bekleyen ve belge eksiği bulunan satırları ayrı işaretleyin. Böylece nakit akışı değerlendirmesi ile fiili banka bakiyesi karışmaz. Vergi ve muhasebe uygulamalarına ilişkin resmi bilgi için Gelir İdaresi Başkanlığı kaynaklarını izleyin; tedarikçi işlemlerinin muhasebe niteliğini mali müşavirinizle değerlendirin.
BRC Mali Müşavirlik, Ankara genelinde cari hesap, ödeme ve muhasebe kayıt düzenine destek verir. Hizmetlerimizi inceleyin veya SMMM Rauf Cenk Alat’a 0 544 956 76 26 numarasından ulaşın.