Fazla çalışma kayıtları farklı birimlerden veya vardiya sistemlerinden geldiğinde saat, tarih ve onay bilgisi uyuşmayabilir. Bordro hazırlığı öncesinde bu verilerin kimin tarafından oluşturulduğunu, kimin kontrol ettiğini ve hangi döneme ait olduğunu netleştirmek gerekir. Eksik veya çelişkili kayıtlar son ana bırakılırsa ücret hesabı ve çalışan iletişimi gereksiz şekilde zorlaşabilir.
Kaydın dayanağını belirleyin
İşletmenin kullandığı puantaj veya zaman takip yöntemini yazılı hale getirin. Her fazla çalışma kaydında tarih, başlangıç ve bitiş zamanı, görev veya vardiya bilgisi, ilgili yönetici onayı ve varsa açıklama alanı bulunmalıdır. Sistem kaydı ile elle bildirilen saatler farklıysa farkı kapatmadan önce çalışan ve yöneticiyle doğrulayın. Sonradan yapılan değişikliklerde eski değeri ve düzeltme gerekçesini izlenebilir biçimde saklayın.
Çalışma süresi, onay ve ücretlendirme uygulamalarının hukuki sonucu somut olaya ve güncel mevzuata bağlıdır. Bu nedenle yazıdaki bir örneği otomatik olarak her iş ilişkisine uygulamayın. İşverenin insan kaynakları sorumlusu ile mali müşavir, bordro verisinin hangi kalemlere aktarılacağını ve hangi belgelerin dosyada bulunacağını birlikte gözden geçirmelidir. Resmi bilgilendirmeler için Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı ile SGK kaynaklarını kontrol edin.
Bordro kapanışından önce
Dönem sonu listesinde eksik onayları, açıklanmamış saat farklarını ve çalışana iletilmesi gereken düzeltmeleri gösterin. Son kontrolü yapan kişi ile bordroya aktarımı gerçekleştiren kişiyi belirleyin. Bordro tamamlandığında dayanak puantajı, onayı ve hesaplama çıktılarını güvenli erişimle saklayın. Kişisel nitelikteki çalışan verilerini yalnızca görev için gereken ekip üyeleriyle paylaşın.
BRC Mali Müşavirlik, Ankara genelinde işletmelerin bordro ve muhasebe kayıt süreçlerini düzenlemesine destek sağlar. Hizmetleri inceleyin veya SMMM Rauf Cenk Alat’a 0 544 956 76 26 numarasından danışın.