Ücret değişikliği, prim veya ek ödeme bilgisinin bordroya aktarılması yalnızca bir rakam güncellemesi değildir. Hangi çalışanın etkilendiği, değişikliğin ne zaman yürürlüğe girdiği, hangi bileşenleri kapsadığı ve yetkili onayın bulunup bulunmadığı doğrulanmalıdır. İnsan kaynakları, yönetici ve muhasebe arasında farklı sürümlerin dolaşması hatalı veya geç işleme yol açabilir.
Değişiklik kaydında bulunması gerekenler
Yeni ücret bilgisini yetkili yazılı bildirim, sözleşme eki veya işletmenin geçerli karar/onay kaydıyla eşleştirin. Yürürlük tarihini açıkça belirtin ve artışın sabit ücret, prim, yan hak ya da tek seferlik ödeme olup olmadığını ayırın. Geriye dönük fark varsa hangi dönemleri etkilediğini hesaplama notuyla gösterin. Kaydı gönderen, kontrol eden ve bordroya alan sorumluların belli olması tekrar eden yazışmaları azaltır.
Ödeme türlerinin bordro ve sosyal güvenlik uygulamasındaki karşılığı mevzuata ve olayın niteliğine göre değişebilir. Bu nedenle yan hakları veya primleri genel bir kategoriye otomatik atamayın. Değişiklik bordroya alınmadan önce mali müşavir ve yetkili insan kaynakları sorumlusu uygulamayı güncel resmi bilgilerle değerlendirmelidir. SGK işveren duyuruları için SGK, çalışma yaşamına ilişkin resmi bilgilendirme için Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı kaynaklarını izleyin.
Gizlilik ve dönem sonu kontrolü
Ücret bilgileri hassas niteliktedir. Revizyon dosyasını yalnızca görev gereği erişmesi gereken kişilerle paylaşın, e-posta eklerini doğru alıcıya gönderdiğinizi kontrol edin ve erişim yetkilerini değişiklik oldukça güncelleyin. Bordro kapanışında eski ve yeni tutarı, yürürlük tarihini, onayı ve aktarılan bordro dönemini çapraz kontrol edin. Bir fark bulunursa hangi aşamada oluştuğunu açıklayan düzeltme kaydı oluşturun.
Ankara genelinde bordro ve muhasebe süreçleri için BRC Mali Müşavirlik’ten destek alabilirsiniz. Hizmetlerimizi inceleyin ya da SMMM Rauf Cenk Alat’ı 0 544 956 76 26 numarasından arayın.