Alış faturasında görülen tutar, tedarikçiyle yapılan ticari anlaşmanın tüm ayrıntılarını tek başına açıklamayabilir. Sonradan tanımlanan iskonto, kısmi iade, fiyat düzeltmesi veya eksik teslim gibi gelişmeler, ilk sipariş ve teslimat kaydıyla ilişkilendirilmelidir. Amaç yalnızca tutarı güncellemek değil; hangi değişikliğin hangi işlemden kaynaklandığını denetlenebilir biçimde korumaktır.
Belge ilişkisini kurun
Faturayı kaydederken tedarikçi, sipariş ya da sözleşme numarası, teslim tarihi ve ilgili ürün veya hizmet bilgilerini kontrol edin. İndirim ya da iade sonradan ortaya çıkıyorsa hangi faturaya ait olduğunu, hangi miktarın etkilendiğini ve mutabakatın ne zaman yapıldığını not edin. Mal iadesinde sevk ve kabul kayıtları; hizmette kapsam değişikliği veya tamamlanma teyidi; fiyat farkında ise anlaşma ve hesaplama dayanağı dosyada bulunmalıdır.
İade veya iskonto tutarını yalnızca cari hesap bakiyesinden düşmek, işlemin nedenini görünmez kılabilir. Fatura, iade veya düzeltme belgesini ve ödeme hareketini birbiriyle çapraz referanslayın. Ödeme öncesi eksik teslim, hasar veya fiyat uyuşmazlığı varsa sorumlu kişiyi ve çözüm aşamasını belirleyin. Muhasebe kaydını, işletmenin belge düzenine ve güncel vergi uygulamasına uygun olarak mali müşavirinizle değerlendirin.
Mutabakatın sürdürülebilir olması
Aylık tedarikçi mutabakatında açık faturaları, bekleyen iadeleri ve fiyat farklarını ayrı bir listede izlemek yararlıdır. Her satırda işlem sahibi, beklenen belge, son tarih ve kapanış notu bulunsun. Böylece aynı tutarsızlık farklı aylarda yeniden araştırılmaz. Elektronik belge kullanıyorsanız teknik duyuru ve kılavuzlar için GİB e-Belge portalına başvurun; vergisel sonucu işlem özelinde resmi kaynak ve uzman değerlendirmesiyle doğrulayın.
BRC Mali Müşavirlik, Ankara genelinde alış, satış ve cari hesap kayıtlarının düzenlenmesine destek verir. Hizmet kapsamını inceleyin ya da SMMM Rauf Cenk Alat’ı 0 544 956 76 26 numarasından arayın.