Satış faturası, tek başına muhasebe kaydı değildir; arkasındaki sipariş, teslim ve tahsilat sürecinin de izlenebilmesini sağlar. Fatura düzenlenmeden önce müşteri bilgisi, ticari unvan, vergi bilgileri, ürün veya hizmet açıklaması, miktar, birim fiyat ve teslim koşulları kaynak belgelerle karşılaştırılmalıdır. Böylece yanlış müşteri adına düzenleme, eksik kalem, mükerrer fatura veya sonradan açıklanması güç tutarsızlık olasılığı azalır.
Siparişten teslimata kayıt zinciri
Her satış için sipariş numarası ya da teklif referansı belirleyin. Siparişin hangi tarihte onaylandığını, kapsamın sonradan değişip değişmediğini ve teslimin hangi belgeyle doğrulandığını kaydedin. Mal satışında sevk ve teslim evrakı; hizmette ise işin kapsamını ve tamamlanma aşamasını gösteren kabul, rapor veya yazışma faydalı dayanaklar olabilir. Belgenin türü faaliyete ve işlemin niteliğine göre değişeceğinden tek bir belgeyi her işlem için yeterli varsaymayın.
Fatura taslağındaki açıklamanın müşterinin siparişiyle anlaşılır biçimde eşleştiğini kontrol edin. Kısmi teslim, avans, fiyat farkı, iade veya ek hizmet varsa bunları ana işlemle bağlantılı kaydedin. Değişikliğin kim tarafından ve ne zaman onaylandığını da dosyada tutun. Bu düzen, satış ekibi ile muhasebenin farklı bilgiler üzerinden işlem yapmasını önlemeye yardımcı olur.
Aylık kontrol ve dosyalama
Dönem sonunda sipariş listesi, teslim kayıtları, faturalar ve tahsilatlar arasında örneklem veya işlem bazlı mutabakat yapın. Eksik belgeyi yalnızca e-posta kutusunda aramak yerine sorumlusunu ve tamamlanma tarihini belirten açık işler listesine alın. Düzeltme gerekiyorsa eski kaydı sessizce değiştirmeyin; işlem geçmişini, dayanağı ve onayı koruyun. E-belge uygulamalarına ilişkin güncel duyurular için GİB e-Belge portalını ve Gelir İdaresi Başkanlığını kontrol edin.
BRC Mali Müşavirlik, Ankara genelinde işletmelerin muhasebe ve belge düzenlerini değerlendirmeye yardımcı olur. Hizmetlerimizi inceleyin veya SMMM Rauf Cenk Alat’a 0 544 956 76 26 numarasından ulaşın.